לפי כללי מס ערך מוסף (מע”מ), כאשר עוסק (מקזז) מבצע קיזוז של חשבונית מס משמעותית, שקיבל מעוסק שנתן לו שירות או מכר לו טובין, עליו לבצע בדיקות מהותיות, כדי לוודא כי החשבונית היא חוקית ולגיטימית וכי מוציא החשבונית אכן יעביר את המע”מ שאסף, עבור הרשות. הבדיקות כוללות:

1. בדיקת זהות העוסק שהנפיק את החשבונית
וידוא כי העוסק המדווח רשום כחוק ברשויות המס (אישור ניהול ספרים וכן אישור ניכוי מס במקור).

2. בדיקת מהות העסקה
העסקה תואמת את תחום הפעילות העסקית של החברה ואין מצג שווא של גורם מחברה מול מוציא החשבונית. שמירת עותק הסכם חתום על ידי הצדדים.

3. פרטי החשבונית כוללים את פרטי העסקה
הפרטים לפי חוק מע”מ:
שם וכתובת המנפיק
מספר עוסק מורשה
תאריך הוצאת החשבונית
תיאור העסקה
סכום העסקה לפני מע”מ
סכום המע”מ
הסכום הכולל לאחר מע”מ.

4. בדיקת אמצעי התשלום
לא במזומן ולא באמצעות צ’יינג’ – אלא, בהעברה בנקאית, אשראי או בצ’ק. וודאי שלא במזומן, בסכומים חריגים (שבמרבית המקרים תסתור את חוק המזומן – קרי, החוק למצום השימוש במזומן, 2018).

זהות מקבל התשלום לחשבונית.
5. יש לוודא כי מוציא החשבונית פועל בשם חברה רשומה ברשם החברות, כי הוא רשאי להוציא חשבוניות, בשם החברה וכי הוא מזדהה על ידי תעודה מזהה – תעודת זהות או רישיון נהיגה.

6. בדיקת הספק
בדיקה אם הספק מוכר למקבל החשבונית ומקיים עמו קשרים עסקיים שוטפים, כולל האם יש לו משרדים – בהם ביקר מקבל החשבונית (שוב, בהתקשרויות בסכומים גדולים ולא בזוטות).
.
***בדיקה מול מע”מ*** (באצעות רו”ח מטעמך)
אם יש חשד כי החשבונית אינה חוקית, ניתן לבדוק ברשות המסים האם העוסק קיים ופעיל.

***תיעוד לצרכים ראייתיים***
יש להקפיד על שמירה על חוזה חתום, תעודה מזהה של המנפיק, אישור ניכוי מס במקור, אישור ניהול ספרים, פרטי החברה ברשם החברות, פרטי מוציא החשבונית וההרשאה מאת החברה, תכתובות, מסמכים נוספים הקשורים לעסקה כדי להוכיח את אמיתותה במקרה של מחלוקת מס עם מע”מ.

אם העוסק לא מבצע את הבדיקות הנ”ל, קיזוז החשבונית עלול להיחשב לקיזוז שלא כדין, דבר שיכול להוביל לחיוב במס שנית, הטלת קנסות, פסילת דיווחי העוסק, ואחריות פלילית.